Google Workspace je unikátny projekt, najmä v jeho možnostiach a nástrojoch ktoré majú používatelia k dispozícii.
No všetko čo vo Workspace nenájdete, si viete jednoducho vyrobiť - cez AppScript. Dnes si ukážeme viacero skutočných prípadov z praxe, ktoré sme vytvorili pre PANTHEON.team.
Ako sme v PANTHEON.team skrotili cestovné príkazy.
Poznáme to snáď všetci. Firemná cesta do zahraničia (ale aj v rámci Slovenska) by mala byť o biznise. Namiesto toho sme končili pri nekonečnom vypĺňaní riadkov v zdieľanej tabuľke. „Zabudol som diéty,“ / „Kde je kurzový lístok?“ / „Kto mi to má vlastne schváliť?“
V rámci PANTHEON.team máme viacero firiem - množstvo používateľov, pričom domáce aj zahraničné cesty sú u nás na dennom poriadku. Starý systém v tabuľkách nás stál príliš veľa času a nervov.
Chaos v dátach
Tabuľky sú skvelé, ale nie na všetko. Pri cestovných príkazoch sme narážali na:
- Chybovosť: jeden zlý vzorec a výpočet bol nepresný
- Časová strata: manuálny administratívny proces a veľa opráv
- Neprehľadnosť: evidencia, množstvo verzií typu "final_final2.pdf"
Aplikácia ušitá na mieru
Rozhodli sme sa pre modernizáciu. Využili sme to, čo máme najradšej - Google Workspace a silu Google Apps Script.
Vytvorili sme internú aplikáciu, ktorá celý proces zmenila na nepoznanie. Žiadne zložité systémy tretích strán, len inteligentné prepojenie nástrojov, ktoré aj tak používame.
Čo naša nová appka dokáže?
- Automatizácia výpočtov: Diéty a kurzy sa počítajú samé na pár klikov.
- Jednotné rozhranie: Používateľ zadá údaje do prehľadného formulára.
- Schvaľovací workflow: Manažér dostane notifikáciu a cestu schváli jedným tlačidlom.
- Archív a reporty: Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pripravené pre účtovné oddelenie.
Digitalizácia a modernizácia v jednom
Digitalizácia interných procesov nie je len o moderných slovíčkach. Je to o tom, aby technológie slúžili ľuďom, nie naopak.
Dnes naši kolegovia neriešia nervy z tabuliek. Cestovný príkaz vybavia za zlomok pôvodného času a môžu sa sústrediť na svoju prácu a klientov.
