Ako sme v PANTHEON.team digitalizovali hlásenie opráv a evidenciu priepustiek.
Po appke na cestovné príkazy sme sa pozreli na ďalšie dva procesy, ktoré si v PANTHEON.team priam pýtali digitalizáciu.
Riešenie bolo rovnaké ako predtým: Google Workspace a Google Apps Script.
Čo nás najviac trápilo?
- Roztrúsená komunikácia: hlásenie opravy putovalo emailom, cez chat, niekedy aj ústne na chodbe.
- Zodpovednosť: nebolo jasné, kto správu prevzal a kedy sa vec vyrieši.
- Meškajúca evidencia: priepustky sa k HR dostávali neskoro a bolo potrebné zamestnancom pripomínať, že ich potrebujú.
Opravy
Zamestnanec vyberie lokalitu, miestnosť alebo ŠPZ firemného auta a kategóriu problému. Systém potom sám pošle správu na správne oddelenie.
Evidencia priepustiek
HR potrebuje mať priepustku zaevidovanú do dvoch dní od jej vzniku. Doteraz to znamenalo posielať scan mailom a dúfať, že sa nestratí vo vlákne. Nový nástroj zaeviduje priepustku hneď pri nahratí, na správnom mieste a so správnym termínom.
Testujeme a testujeme
Obe appky bežia zatiaľ v skúšobnej prevádzke priamo na našom intranete (cez Google Sites). Ďalšie mesiace ich ladíme podľa reálnej spätnej väzby ľudí, ktorí ich denne používajú - nie podľa toho, ako si myslíme, že by mali fungovať.
Presne takto pristupujeme ku každému internému nástroju, ktorý pre klientov v Google #Workspace staviame: najprv reálni používatelia, potom ostrá prevádzka.
Menej administratívy, menej chýb
Cieľ je rovnaký ako pri cestovných príkazoch. Nie viac technológie pre technológiu samotnú, ale menej času stráveného vypĺňaním formulárov a viac času pre prácu, ktorá má zmysel.
