Po appke na cestovné príkazy sme sa pozreli na ďalšie dva procesy, ktoré si v PANTHEON.team priam pýtali digitalizáciu.

Riešenie bolo rovnaké ako predtým: Google Workspace a Google Apps Script.

Čo nás najviac trápilo?

• Roztrúsená komunikácia: hlásenie opravy putovalo emailom, cez chat, niekedy aj ústne na chodbe.
• Zodpovednosť: nebolo jasné, kto správu prevzal a kedy sa vec vyrieši.
• Meškajúca evidencia: priepustky sa k HR dostávali neskoro a bolo potrebné zamestnancom pripomínať, že ich potrebujú.

Opravy

Zamestnanec vyberie lokalitu, miestnosť alebo ŠPZ firemného auta a kategóriu problému. Systém potom sám pošle správu na správne oddelenie.

Evidencia priepustiek

HR potrebuje mať priepustku zaevidovanú do dvoch dní od jej vzniku. Doteraz to znamenalo posielať scan mailom a dúfať, že sa nestratí vo vlákne. Nový nástroj zaeviduje priepustku hneď pri nahratí, na správnom mieste a so správnym termínom.

Testujeme a testujeme

Obe appky bežia zatiaľ v skúšobnej prevádzke priamo na našom intranete (cez Google Sites). Ďalšie mesiace ich ladíme podľa reálnej spätnej väzby ľudí, ktorí ich denne používajú - nie podľa toho, ako si myslíme, že by mali fungovať.

Presne takto pristupujeme ku každému internému nástroju, ktorý pre klientov v Google #Workspace staviame: najprv reálni používatelia, potom ostrá prevádzka.

Menej administratívy, menej chýb

Cieľ je rovnaký ako pri cestovných príkazoch. Nie viac technológie pre technológiu samotnú, ale menej času stráveného vypĺňaním formulárov a viac času pre prácu, ktorá má zmysel.

The post Čo všetko vieme spraviť s Google Workspace (II.) appeared first on Thiss.

No všetko čo vo Workspace nenájdete, si viete jednoducho vyrobiť - cez AppScript. Dnes si ukážeme viacero skutočných prípadov z praxe, ktoré sme vytvorili pre PANTHEON.team.

Ako sme v PANTHEON.team skrotili cestovné príkazy.

Poznáme to snáď všetci. Firemná cesta do zahraničia (ale aj v rámci Slovenska) by mala byť o biznise. Namiesto toho sme končili pri nekonečnom vypĺňaní riadkov v zdieľanej tabuľke. „Zabudol som diéty,“ / „Kde je kurzový lístok?“ / „Kto mi to má vlastne schváliť?“

V rámci PANTHEON.team máme viacero firiem - množstvo používateľov, pričom domáce aj zahraničné cesty sú u nás na dennom poriadku. Starý systém v tabuľkách nás stál príliš veľa času a nervov.

Chaos v dátach

Tabuľky sú skvelé, ale nie na všetko. Pri cestovných príkazoch sme narážali na:

• Chybovosť: jeden zlý vzorec a výpočet bol nepresný
• Časová strata: manuálny administratívny proces a veľa opráv
• Neprehľadnosť: evidencia, množstvo verzií typu "final_final2.pdf"

Aplikácia ušitá na mieru

Rozhodli sme sa pre modernizáciu. Využili sme to, čo máme najradšej - Google Workspace a silu Google Apps Script.

Vytvorili sme internú aplikáciu, ktorá celý proces zmenila na nepoznanie. Žiadne zložité systémy tretích strán, len inteligentné prepojenie nástrojov, ktoré aj tak používame.

Čo naša nová appka dokáže?

1. Automatizácia výpočtov: Diéty a kurzy sa počítajú samé na pár klikov.
2. Jednotné rozhranie: Používateľ zadá údaje do prehľadného formulára.
3. Schvaľovací workflow: Manažér dostane notifikáciu a cestu schváli jedným tlačidlom.
4. Archív a reporty: Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pripravené pre účtovné oddelenie.

Digitalizácia a modernizácia v jednom

Digitalizácia interných procesov nie je len o moderných slovíčkach. Je to o tom, aby technológie slúžili ľuďom, nie naopak.

Dnes naši kolegovia neriešia nervy z tabuliek. Cestovný príkaz vybavia za zlomok pôvodného času a môžu sa sústrediť na svoju prácu a klientov.

The post Čo všetko vieme spraviť s Google Workspace (I.) appeared first on Thiss.

1. Prepojenie aplikácií

Aplikácie Google Workspace spolu nielen existujú vedľa seba. Spolupracujú.

• Z Gmailu vytvoríte udalosť v Kalendári jedným klikom.
• Do e-mailu vložíte súbor z Disku bez sťahovania.
• V Kalendári pripojíte hovor cez Meet automaticky.
• V Dokumentoch napíšete komentár s @menom kolegu a jemu príde notifikácia aj e-mail.
• Tabuľky sa prepoja s Formulármi a odpovede do nich tečú priebežne.

Nepreskakujete medzi programami. Pracujete v jednom toku. Túto univerzálnosť inde nenájdete.

2. Google Apps Script: automatizácia na mieru

Google Apps Script vám umožní zautomatizovať takmer čokoľvek pomocou jednoduchého kódu priamo v cloude, bez serverov a inštalácií.

Príklady, ktoré vám ušetria hodiny:

• Tabuľky vám každé ráno samy pošlú report.
• Z Dokumentov vygenerujete faktúry alebo certifikáty na základe dát.
• Formuláre prepojíte s e-mailovými notifikáciami a Kalendárom.
• Workspace napojíte na externé systémy cez API.

Raz to nastavíte a beží za vás. Presne s týmto vám vieme pomôcť. Navrhneme a vytvoríme automatizácie šité na vaše procesy.

3. Spolupráca v reálnom čase

Koniec verzií „final_v3". Na jednom súbore pracuje celý tím súčasne, každý vidí zmeny okamžite a všetko sa ukladá samo. História verzií vás vždy vráti späť. Dokumenty, Tabuľky aj Prezentácie staviame na spoločnej práci, nie na posielaní príloh.

4. Gemini: umelá inteligencia priamo vo Workspace

AI máte tam, kde pracujete. Gemini vám napíše e-mail, zhrnie dlhé vlákno v Gmaile, pripraví prvý návrh dokumentu, rozanalyzuje dáta v Tabuľkách alebo zostaví prezentáciu. Nič neprepínate. Inteligencia je súčasťou vášho prostredia.

5. Vyhľadávanie naprieč všetkým

Workspace poháňa rovnaká technológia ako Google Search. Cez vyhľadávanie nájdete e-mail, súbor, kontakt aj udalosť na jednom mieste, v sekundách. Už nestrácate čas hľadaním, kde to len bolo.

Naplno to rozbehnete s nami

Tieto schopnosti zmenia fungovanie celej firmy, ale len ak ich tím naozaj používa. Sme certifikovaný Google Partner. Postaráme sa o nastavenie, migráciu, automatizácie cez Apps Script aj o školenia na mieru, po ktorých bude každý kolega vedieť, čo má v rukách.

Google je cesta a s nami ju zvládnete.

👉 Dohodnite si úvodnú konzultáciu zadarmo

thiss – Váš partner pre Google Workspace.

The post Top 5 schopností Google Workspace appeared first on Thiss.

Univerzálnosť: jeden priestor pre celý tím

Klasický „office" vás drží pri stole a pri jednom zariadení. Google Workspace funguje všade: v prehliadači, na mobile, na tablete, na akomkoľvek operačnom systéme. Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie, Gmail, Disk, Meet aj Kalendár pracujú v jednom plynulom prostredí.

Žiadne verzie „finalne_final_v3.docx". Celý tím pracuje v jednom súbore, súčasne, a všetko sa ukladá samo. Takto ušetríte hodiny každý týždeň.

Rýchlosť: práca bez čakania

Google Workspace beží v cloude, takže:

• súbory otvoríte okamžite, bez inštalácií,
• zmeny vidíte v reálnom čase, bez posielania príloh,
• e-mail aj súbor nájdete tak rýchlo ako cez Google Search,
• aktualizácie bežia samy, takže nikdy nepracujete na zastaranej verzii.

Menej čakania znamená viac hotovej práce.

Bezpečnosť, na ktorú sa spoľahnete

Vaše dáta chráni infraštruktúra, ktorej dôverujú milióny firiem po celom svete. Zálohovanie, správu prístupov aj dvojfaktorové overenie máte pod kontrolou bez zložitej administratívy.

A to najdôležitejšie: nie ste v tom sami

Prechod na nový systém znie ako veľká vec. S thiss ho zvládnete bez stresu. Sme certifikovaný Google Partner a postaráme sa o všetko okolo Workspace.

Nastavenie a licencie

Vyberieme správny plán a nastavíme prostredie tak, aby sadlo vašej firme.

Migrácia dát

Vaše e-maily, kontakty aj súbory prenesieme bezpečne a kompletne do krajšieho a prehľadnejšieho prostredia.

Školenia a workshopy na mieru

Toto robíme najradšej. Nerobíme všeobecné prednášky. Pripravíme školenia presne pre vaše tímy a vaše procesy, aby každý kolega vedel naplno využiť nástroje, ktoré používa denne. Efektívny Gmail, pokročilé Tabuľky, tímová spolupráca na Disku. Odídete s reálnymi zručnosťami, nie s poznámkami do šuplíka.

Neustála podpora

Sme tu pre vás aj potom, kedykoľvek niečo potrebujete.

Prvý krok je zadarmo

Zahoďte klasický „office" a zistite, o koľko rýchlejšie môže vaša firma fungovať. Google je cesta a s nami ju zvládnete.

👉 Dohodnite si úvodnú konzultáciu zadarmo

thiss – Váš partner pre Google Workspace.

The post Prečo Google Workspace poráža klasický office appeared first on Thiss.